Digitalizacja dokumentacji i procesów: Jak usprawnić NGO

G-suite jako kompleksowe narzędzie do digitalizacji procesów

G-suite, czyli zestaw aplikacji Google takich jak Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Calendar itp., oferuje kompleksowe rozwiązania do digitalizacji procesów w organizacjach. Wprowadzenie tych narzędzi umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, współpracę zespołową, a także komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Google Drive pozwala na przechowywanie dokumentów w chmurze, umożliwiając dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia.

Podpisy Elektroniczne – kluczowy element cyfrowej dokumentacji

Współcześnie, korzystanie z elektronicznych podpisów jest nie tylko bezpieczne, ale także efektywne i wymagane przy współpracy z instytucjami organizującymi konkursy i projekty.  Narzędzia typu  SimplySign, umożliwiają szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów online certyfikatami kwalifikowanymi, co nie tylko eliminuje potrzebę drukowania i skanowania papierów, ale także przyspiesza procesy decyzyjne, podpisywania umów oraz bieg wszelkiej formalnej korespondencji.

Optymalizacja procesów w G-suite – praktyczne wskazówki

Aby jeszcze skuteczniej wykorzystać G-suite w procesie digitalizacji, warto zastosować dwie praktyczne wskazówki:

• Zintegrowane kalendarze i harmonogramy – Umożliwiają skoordynowanie działań zespołu i planowanie działań zgodnie z priorytetami.
• Współpraca w czasie rzeczywistym – Korzystanie z funkcji współpracy w dokumentach, takich jak Google Docs, pozwala na jednoczesną edycję, co znacząco zwiększa wydajność pracy zespołowej.

Bezpieczeństwo Dokumentów: 

W kontekście digitalizacji dokumentacji organizacji pozarządowej, bezpieczeństwo dokumentów jest kwestią priorytetową. Skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem obejmuje nie tylko zabezpieczenia techniczne, ale także umożliwienie precyzyjnej kontroli dostępu do dokumentów poprzez nadawanie uprawnień.

1. Zabezpieczenia Techniczne:

Wdrażanie zabezpieczeń technicznych, takich jak szyfrowanie danych przechowywanych w chmurze czy stosowanie bezpiecznych protokołów komunikacyjnych, to fundamenty bezpiecznej digitalizacji dokumentacji. Umożliwiają one ochronę przed atakami z zewnątrz oraz minimalizują ryzyko utraty danych.

2. Nadawanie Uprawnień i kontrola dostępu

Jednym z kluczowych aspektów zarządzania bezpieczeństwem dokumentów jest możliwość nadawania uprawnień. Narzędzia, takie jak G-suite, pozwalają administratorom przydzielać różne poziomy dostępu do folderów i dokumentów. Dzięki temu, nawet w ramach jednego projektu, różne osoby mogą mieć dostęp do różnych części dokumentacji zgodnie z ich rolami i obowiązkami, a także czy dany użytkownik ma prawo do edycji, czy jedynie do odczytu dokumentów. To umożliwia stworzenie hierarchii dostępu, co z kolei zabezpiecza poufne informacje.

3. Monitorowanie Aktywności:

Dodatkowym elementem bezpieczeństwa jest monitorowanie aktywności w systemie. Narzędzia cyfrowe pozwalają na śledzenie, kto, kiedy i jakich operacji dokonywał na dokumentach. To umożliwia szybką reakcję na potencjalne zagrożenia oraz audyt działań użytkowników.

4. Ustawienia Plików:

G-suite umożliwia również ustalanie szczegółowych ustawień dla poszczególnych plików, takich jak ograniczenie dostępu tylko do osób z linkiem, ustawienia dat ważności, czy możliwość pobierania plików. To daje dodatkową kontrolę nad tym, jak dokumenty są udostępniane i wykorzystywane.