Kontrola finansowa w naszej organizacji, co zrobić, aby wypadła dobrze?

W zależności od formy prawnej naszej organizacji pozarządowej oraz źródeł środków finansowych, z których korzystamy – Kontrola finansowa może być przeprowadzona przez:

1) samorząd, ministerstwo – źródło dotacji

2) Najwyższą Izbę Kontroli,

3) ministra / starostę / Krajową Administrację Skarbową – finansowe sprawozdanie roczne z działalności organizacji.

Kontrola dotacji przez administrację (samorząd, ministerstwo)

Jeżeli nasze działania społeczne realizujemy z środków finansowych, które pozyskaliśmy od organów administracji, to organy te mogą przeprowadzić kontrolę na podstawie:

• ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2023.0.571 t.j.),
• rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2018.0.2052),
• ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U.2020.0.224 t.j.).

Zgodnie z art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;
2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;
3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Z kolei rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego na podstawie delegacji ustawowej dostarcza szczegółowych zasad prowadzenia kontroli, zawierają ramowe wzory umów o realizację zadania.

Najwyższa Izba Kontroli

Zgodnie z ustawą z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz.U.2022.0.623 t.j.), NIK bada wszystkie obszary działalności państwa, w które zaangażowane są publiczne pieniądze lub majątek. NIK uprawniona jest do kontroli organizacji pozarządowych, w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki publiczne oraz wykonują zadania zlecone przez organy administracji publicznej.

Podstawą do takiej kontroli jest art. 2. ust. 3. powołanej ustawy – w myśl, którego Najwyższa Izba Kontroli może również kontrolować działalność innych jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych (przedsiębiorców) w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki państwowe lub komunalne oraz wywiązują się z zobowiązań finansowych na rzecz państwa, w szczególności gdy: wykonują zadania zlecone lub powierzone przez państwo lub samorząd terytorialny; działają z udziałem państwa lub samorządu terytorialnego, korzystają z mienia państwowego lub samorządowego, w tym także ze środków przyznanych na podstawie umów międzynarodowych; wykonują zadania z zakresu powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Podsumowując twoja organizacja pozarządowa może być kontrolowana przez NIK, jeśli korzysta z dotacji (np. ze środków ministerstwa, samorządu, instytucji takich jak PFRON). Może być również skontrolowana przez NIK, kiedy dotacji nie dostaje, ale np. prowadzi swoje działania w lokalu udostępnionym jej przez urząd gminy, realizuje świadczenia z dziedziny opieki zdrowotnej.

Kontrola ministra / starosty / Krajowej Administracji Skarbowej – finansowe sprawozdanie roczne z działalności organizacji.

Organizacje pozarządowe mają coroczny obowiązek sprawozdawczy – przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe.

• Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej wysyła sprawozdanie, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, do „Szefa Krajowej Administracji Skarbowej”.

Uwaga! Jeśli organizacja pozarządowa spełnia warunki i została przez urząd skarbowy zaliczona do organizacji podlegających
uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów  – to w takiej sytuacji zostaje zwolniona z opisanego tu obowiązku składania sprawozdania finansowego.

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

• Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.plotwiera się w nowej karcie). Sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już składane do urzędu skarbowego (szefa KAS).

Sprawozdania finansowe przez wskazane wyżej organy są przesyłane informacyjnie do organu nadzorującego działalność organizacji pozarządowej, czyli do właściwego ministra/starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu).

• Kontrola sprawozdania z działalności fundacji przez właściwego ministra – fundacja zobowiązana jest przesyłać sprawozdanie corocznie do ministra (art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach). Minister kontroluje między innymi: zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych, a także opis głównych zdarzeń prawnych w jej działalności o skutkach finansowych; informację o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego; informację o wysokości uzyskanych przychodów, z wyodrębnieniem ich źródeł (np. spadek, zapis, darowizna, środki pochodzące ze źródeł publicznych, w tym z budżetu państwa i budżetu gminy); jeżeli prowadzono działalność gospodarczą – wynik finansowy tej działalności oraz procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł; informację o wysokości kwot przeznaczonych na:  realizację celów statutowych fundacji, wydatki administracyjne (czynsze, opłaty telefoniczne, pocztowe itp.), działalność gospodarczą, inne wydatki; dane o działalności zleconej fundacji przez podmioty państwowe i samorządowe (usługi, państwowe zadania zlecone i zamówienia publiczne) oraz o wyniku finansowym tej działalności.

Podsumowując, kontrola finansowa stanowi istotny element odpowiedzialnego zarządzania organizacjami pozarządowymi. Proces ten zapewnia przejrzystość, skuteczność i rzetelność w wykorzystywaniu środków publicznych oraz w realizacji celów statutowych. Dla organizacji pozarządowych, które korzystają ze wsparcia publicznego, odpowiednie przygotowanie do kontroli i dbałość o dokumentację jest kluczowe dla utrzymania zaufania ze strony organów administracyjnych oraz społeczności, którą służą.  

Przejrzyste sprawozdawczości finansowe i gotowość do współpracy z instytucjami kontrolnymi pomagają organizacjom pozarządowym budować reputację wiarygodnych partnerów dla współfinansujących, darczyńców i społeczności lokalnych. 

Paweł Nowacki

Prawnik

Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego  w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych

Przeczytaj również inne wpisy