Mechanizm Organizacji Aukcji Charytatywnych

Wybór celu.

Aukcje charytatywne stanowią doskonałe uzupełnienie skonkretyzowanych akcji fundraisingowych. Pierwszym etapem organizacji udanej licytacji jest wybór celu, na jaki będziesz zbierał pieniądze. Pozwoli Ci to określić, ile osób będzie zainteresowanych wzięciem udziału w licytacji.

Pozyskanie darczyńców i przedmiotów.

Każda udana licytacja zawiera dwa podstawowe elementy. Są nimi darczyńcy oraz przedmioty, które można licytować. Pamiętaj, że udział w licytacji mogą brać zarówno darczyńcy indywidualni, jak i korporacyjni. Warto pozyskiwać przedmioty nie tylko o wartości materialnej, ale również tych, które mają wartość emocjonalną. Ja na przykład przygotowania do licytacji rozpoczynam od oddzwonienia lub wysłania wiadomości e-mail, do darczyńców, którzy już wspierają działania organizacji z zapytaniem, czy nie posiadają jakichś przedmiotów, które chcieliby przekazać na rzecz aukcji charytatywnej. Zachęcam ich, aby przedmioty miały jakąś wartość emocjonalną. To może być np. pocztówka z odległego kraju, obraz namalowany przez nich samych lub ich dziecko, etc. Możesz zaproponować również licytacje vouchera na wspólną kolację z zarządem Twojej organizacji, rozgrywkę partii w chińczyka lub na usługę, którą świadczy Twoja organizacja.   

Wybór platformy licytacyjnej

Możesz przebierać w najróżniejszych platformach umożliwiających zorganizowanie aukcji charytatywnej. Przykładowo może to być np. Allegro Charytatywnie. Ja jednak jestem zwolennikiem organizacji aukcji charytatywnych na grupach w mediach społecznościowych. Decydując się na taki krok, musisz jedynie założyć grupę oraz ją wypromować wśród odbiorców działań Twojego organizacji pozarządowej. Oczywiście w przypadku organizacji aukcji charytatywnych stacjonarnie jest Ci potrzebna jedynie lokal, gdzie będzie organizowana akcja, scena (lub inne wyznaczone miejsce) oraz umiejętne przeprowadzenie samej aukcji. Bardzo istotne jest, abyś potrafił przyciągnąć uwagę osób, które pojawią się na aukcji. Tu jednak wchodzimy w kwestie umiejętności interpersonalnych, które do organizacji samej licytacji nie są niezbędne. 

Promocja aukcji charytatywnych

Aby licytacja była sukcesem, konieczna jest skuteczna promocja. Najprościej jest wykorzystać media społecznościowe, strony internetowe, a nawet tradycyjne media (np. dzięki opisowi historii naszego podopiecznego), aby dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych uczestników. Ważne jest, aby podkreślić cel charytatywny oraz krótko scharakteryzować każdy z licytowanych przedmiotów. Koniecznie wstaw informację, kto dany przedmiot podarował na aukcję (to dobry moment na publiczne podziękowania). W przypadku organizacji licytacji online warto przesłać spersonalizowane wiadomości (lub odbyć rozmowy telefoniczne) z dotychczasowymi darczyńcami lub szerzej odbiorcami działań. Nie zapomnij przesłać linku do grupy, gdzie będzie odbywać się licytacja.  

Przebieg licytacji

Tak jak zapewne wiesz, licytacje polegają na tym, że uczestnicy składają oferty na wybrane przedmioty, starając się prześcignąć innych uczestników. Dlatego też każdorazowo musisz dać jasny komunikat dotyczący pułapu cenowego oraz czasu trwania licytacji. Opisywany przebieg może być przeprowadzony zarówno na żywo jak i online. Nie zapomnij poinformować, gdzie zwycięzca powinien wpłacić kwotę za przedmiot. Możesz go odesłać do zbiórki crowdfundingowej lub wysłać do niego dane konta Twojej organizacji. Pamiętaj, że przedmiot wysyłasz w momencie otrzymania przelewu (nigdy przed). 

Komunikacja z odbiorcami

Trwanie licytacji, to doskonała okazja, aby regularnie informować uczestników o jej przebiegu. Spersonalizowane wiadomości oraz oznaczenia o nowych ofertach, zbliżającym się zakończeniu licytacji i osiągniętych celach finansowych, mogą napędzić Ci całą akcję. Ponadto tego typu działania budują społeczność wokół Twojej organizacji oraz zwiększają zaangażowanie odbiorców.

Zakończenie licytacji

Po zakończeniu licytacji warto pokusić się o publikacje “historii sukcesu” Twojej aukcji charytatywnej. Ważne, żebyś uczciwe i przejrzyście przedstawił odbiorcom, co zostało zakupione/zrobione za pieniądze z aukcji. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś prowadził ciągłe licytacje. W takim przypadku celem może być np. sfinansowanie Twojej działalności misyjnej. Czyli np. na bieżące utrzymanie budynku hospicjum, etc.  

Podziękowania darczyńcom

Będę powtarzał to za każdym razem. Podziękowanie jest bardzo, ale to bardzo istotnym elementem każdego działania fundraisingowego. Dlatego też nie zapomnij podziękować wszystkim darczyńcom i zwycięzcom licytacji. Najlepiej, gdybyś im podziękował w różnych miejscach publicznie (przy każdej możliwej okazji), na stronie internetowej, przez media społecznościowe, za pośrednictwem spersonalizowanych wiadomości email lub rozmowy telefonicznej. Dzięki takiemu zabiegowi Twoi darczyńcy poczują się docenieni, co zwiększy szanse na ich udział w przyszłych aukcjach charytatywnych.