O czym trzeba pamiętać przy umowie z podwykonawcami?
W dzisiejszym artykule zajmiemy się problematyką związaną z prawidłowym kształtowaniem więzów prawnych pomiędzy organizacją a innymi podmiotami prawa.
Przy realizacji zadań organizacje pozarządowe zazwyczaj korzystają z pomocy podwykonawców. W szczególności fundacje i stowarzyszenia korzystając z pieniędzy pochodzących ze źródeł publicznych, muszą zawierać umowy z podmiotami zewnętrznymi, co pozwala im sprostać wymogom jakie są obowiązane sprostać przy realizacji zadania publicznego.
Formalności związane z pozyskiwaniem takich środków powodują, że na organizację nałożony jest szereg obowiązków sprawozdawczych i kontrolnych. Organizacje wykorzystując środki publiczne biorą odpowiedzialność za realizację zadania publicznego, które w części będą zmuszone przekazać do realizacji podwykonawcom. To rodzi po ich stronie konieczność takiego ukształtowania relacji prawnych z podwykonawcami, które pozwolą zminimalizować ryzyko nierzetelnego wykonania przez nich zadania. Ponadto dotacje przyznane na realizację zadań publicznych wymagają od organizacji prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
Poniżej kilka rad, które pozwolą dokonać dobrego wyboru wykonawcy oraz podpisać z nim bezpieczną umowę, która zabezpieczy interesy organizacji pozarządowej.
W pierwszej kolejności należy precyzyjnie ustalić prawa i obowiązki stron umowy. Jednym z najważniejszych elementów umowy z podwykonawcą jest dokładne określenie zakresu odpowiedzialności każdej ze stron. Szczegółowe opisanie zadań podwykonawcy oraz określenie, kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne opóźnienia, wady lub inne problemy wynikające z jego działań,
jest kluczowe. Umowa z podwykonawcą powinna jasno określać wzajemne obowiązki i prawa stron. To zapewni klarowność w trakcie trwania projektu. Dobre praktyki obejmują również opis procesów komunikacji, rozwiązywania sporów i współpracy między stronami.
Należy rozważyć ustalenie klauzul dotyczących kar umownych. Takie postanowienia mogą skutecznie zachęcić podwykonawcę do terminowego i zgodnego z umową wykonania prac. Karom umownym powinny towarzyszyć jasno określone terminy, wysokości oraz warunki ich naliczania.
Szczególnie po doświadczeniach związanych z pandemią Covid-19, zasadne jest uwzględnienie klauzul dotyczących siły wyższej w umowie. Klauzula ta może ochronić strony przed odpowiedzialnością w przypadku niemożliwych do przewidzenia okoliczności, które uniemożliwiają wykonanie umowy.
Należy również pamiętać o kwestii przeniesienia praw autorskich lub udzielenia odpowiedniej licencji na treści tworzone przez podwykonawcę. Jasne zapisy w umowie w tej sprawie mogą uniknąć nieporozumień i konfliktów w przyszłości.
Dane uczestników gromadzone w systemie są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych również we wniosku o dotację. Jeżeli nie jest możliwe zebranie wszystkich wymaganych w formularzu danych, nie można wykazywać danej osoby lub podmiotu jako uczestnika projektu, a co za tym idzie – powiązanych z nim wskaźników produktu i rezultatu.
Powierzając wykonanie część zadań podmiotom zewnętrznym należy pamiętać, że to organizacja będzie poddana kontroli i na niej spoczywa obowiązek sprawozdawczości, rozliczalności projektu oraz jego dokumentacji.
Zatem umowa z podwykonawcą powinna w tym zakresie czynić zadość tym obowiązkom.
Zadania powierzone podwykonawcom muszą zostać zgodnie z zasadami rachunkowości opisane i zaksięgowane. Planując powierzenie innym podmiotom prawnym, wykonanie części zadań wynikających z dotacji, należy przede wszystkim korzystać z pomocy profesjonalnych podwykonawców. Każda umowa z podwykonawcą powinna być dokładnie przemyślana i dostosowana do konkretnego przypadku, w tym specyfiki zadania, rodzaju usługi. Warto inwestować czas i uwagę w odpowiednie dokumenty prawne, które zabezpieczą przed ewentualnymi komplikacjami. Dopilnowanie tych kluczowych elementów w umowach z podwykonawcami może znacząco przyczynić się do sukcesu realizowanego zadania.
Paweł Nowacki
Prawnik
Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych
Drogi czytelniku, jeśli potrzebujesz wsparcia w założeniu i prowadzeniu organizacji pozarządowej, zachęcamy do odwiedzenia konkretnych sekcji na naszej stronie 4-NGO.org:
Kursy dla NGO
Usługi dla NGO
Mentoring
Klub NGO
Blog
Narzędzia NGO
.
Wzory dokumentów
Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony 4-NGO.org, gdzie znajdziesz jeszcze więcej informacji, narzędzi i zasobów, które pomogą Ci w założeniu i prowadzeniu organizacji pozarządowej. Razem możemy przyczynić się do pozytywnych zmian w naszym społeczeństwie!
Przeczytaj również inne wpisy
Odlicz od podatku darowiznę na fundację i stowarzyszenia.
Niektóre osoby chętnie wspierają finansowo organizacje pozarządowe. Tym samym dają świadectwo tego, iż nie zawsze są w stanie pomagać osobiście, ale chętnie to zrobią za pośrednictwem odpowiednich fundacji i stowarzyszeń. W tym artykule odpowiemy sobie na pytanie,...
Jak wykorzystać crowdfunding do realizacji swoich projektów?
Tak jak pisałem w poprzednich moich artykułach crowdfunding, czyli finansowanie społecznościowe, to jedna z najpopularniejszych metod pozyskiwania środków na realizację różnorodnych projektów. Dzięki niemu tak naprawdę każdy może zbierać pieniądze na swojeinicjatywy,...
4 korzyści płynące z zastosowania oprogramowania do zarządzania finansami w organizacjach non-profit
Zadowolenie obserwuję, że organizacje pozarządowe coraz częściej sięgają po oprogramowania do zarządzania finansami. Niewątpliwie profesjonalizację we wskazanym segmencie powoduje swego rodzaju optymalizację działań i umożliwia osiągać lepsze wyniki. W tym artykule...
Newsletter
Dołącz do Nas!
Dołącz do naszej społeczności, uczestnicz w wydarzeniach, korzystaj z kursów, narzędzi, usług i mentoringu.
Razem z 4-NGO.org twórzmy silne, skuteczne i innowacyjne organizacje pozarządowe, które będą wspierać rozwój społeczeństwa!