Prowadzenie Fundacji: Kluczowe wyzwania prawne, z którymi mogą się spotkać nowi założyciele

Jeśli chcesz działać samodzielnie, i mieć decydujący wpływ na organizację potrzebujesz takiej formy prawnej, gdzie nie jest potrzebne współdziałanie z innymi osobami, nad wszystkim będziesz miał kontrolę. Do takich podmiotów zaliczamy fundacje. Zakres swobody twojego działania będzie zależeć przede wszystkim od zapisów statutu oraz właściwych przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. – o fundacjach.
Zgodnie z przepisami powołanej ustawy fundację ustanawia, czyli powołuje do życia fundator. To on w obecności notariusza składa deklarację, że przekaże majątek powoływanej przez niego fundacji by ta mogła zrealizować ważne dla niego cele społeczne. Fundator zatwierdza pierwszy statut, który jest zbiorem zasad działalności fundacji, wybiera zarząd, czyli osobę lub osoby, które będą prowadzić działalność, na której zależało fundatorowi. Do wyłącznej kompetencji fundatora, należy odwołanie zarządu. Ponadto fundator może powołać sam siebie do zarządu i zagwarantować sobie, że już tam pozostanie, dopóki nie zrezygnuje. Także zmiana statutu, czyli zasad funkcjonowania fundacji może być wyłączną kompetencją fundatora.

Oczywiście fundatorów może być wielu i wtedy kompetencje fundatora pełni zebranie fundatorów. W każdym razie założyciel lub założyciele fundacji tworzą statut i jeśli tylko chcą, mogą zagwarantować sobie pełną kontrolę nad działalnością fundacji. Fundatorzy mogą z tej kontroli zrezygnować lub oddelegować swoje kompetencje powołując na przykład Radę Fundacji. Fundacja jako organizacja pozarządowa, działa na rzecz określonego celu lub interesu, a nie dla zysku. Fundacja posiada własną osobowość prawną, co za tym idzie, jest ona niezależnym podmiotem prawa.

Pierwszym wyzwaniem będą czynności związane z rejestracją fundacji oraz formalności po rejestracji.

Fundacja podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wniosek w tym przedmiocie skład się nie później niż 7 dni od złożenia aktu fundacyjnego (art. 22 ustawy o KRS). Fundację od dnia rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym nabywa osobowość prawną. Każda fundacja wpisywana jest do rejestru stowarzyszeń (…), fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej (art. 49 ust. 1 ustawy o KRS). Fundacje płacą za rejestrację w KRS, wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą) oraz ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).
Do rejestracji w KRS fundacji musisz skompletować do wniosku rejestracyjnego następujące dokumenty:
   1) oświadczenie o ustanowieniu fundacji (akt notarialny)
   2) oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru (jeżeli nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym)
   3) statut fundacji – podpisany przez fundatora
   4) uchwały o powołaniu władz fundacji – uchwała o powołaniu zarządu fundacji oraz uchwała o powołaniu rady fundacji
      (w zależności od zapisów statutowych, ustalających wzajemne relacje między władzami fundacji, uchwały te mogą być
     podejmowane przez różne organy, np. jeśli według statutu fundator powołuje zarząd i radę fundacji, to jego uchwały
     o powołaniu tych organów powinny zostać dołączone do wniosku o rejestrację fundacji)
   5) oświadczenie członków zarządu o adresie do doręczeń – każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod
      który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS.

Mając powyższe dokumenty można dokonać rejestracji fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Fundacje płacą za rejestrację w KRS, wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą) oraz ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców). Fundacja bez działalności gospodarczej płaci 250 zł, natomiast fundacja z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł.
Czynności tej możesz dokonać osobiście na urzędowych formularzach (KRS-W20, KRS-WK). Składane formularze o zarejestrowanie do sądu rejestrowego muszą być podpisane przez cały zarząd fundacji. Możesz również dokonać rejestracji przez pełnomocnika, pełnomocnictwo musi być udzielone przez cały zarząd fundacji. Jest to wygodna forma rejestrowania fundacji w sądzie rejestrowym (KRS). W takim przypadku
obowiązuje opłata skarbowa od pełnomocnictwa i konieczne jest opłacenie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Opłatę skarbową opłaca się na rachunek urzędu miasta (gminy, dzielnicy), w którym siedzibę ma urząd/sąd do którego składasz pełnomocnictwo.

Rejestrację Fundacji bez działalności gospodarczej można dokonać na dwa sposoby:
   1) w wersji papierowej. Do sądu składamy wtedy dwa oryginalne egzemplarze dokumentów (trzeci zostawiamy dla siebie).
   2) elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), gdzie dostępne są e-formularze.

Rejestrację Fundacji z działalnością gospodarczą możemy dokonać jedynie poprzez Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

Po rejestracji trzeba jeszcze uzyskać wpisy w rejestrach REGON, NIP, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych CRBR i założyć rachunek bankowy. Numer REGON będzie potrzebny organizacji w kontaktach z różnymi urzędami i instytucjami (np. przy ubieganiu się numer NIP, przy wypełnianiu wniosku o dotację, przy podpisywaniu umów z różnymi kontrahentami). Numer identyfikacji podatkowej organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) uzyskują automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w Centralnym Rejestrze
Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), danych przekazanych z KRS. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie w rejestrze KRS. Po stronie organizacji pozostaje jeden obowiązek, dokonania zgłoszenia tzw. danych uzupełniających na druku NIP-8. Organizacja musi je sama zgłosić do urzędu skarbowego w terminie 21 dni od dnia rejestracji w KRS.

Te dodatkowe informacje to między innymi:
   – miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
   – informacje o rachunku bankowym/rachunkach bankowych,
   – data powstania obowiązku płacenia składek,
   – data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
   – przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Do założenia rachunku w banku przez Fundację potrzebne będą:
   – statut,
   – wypis z KRS
   – dokumenty tożsamości osób zawierających umowę w imieniu organizacji
Każdy nowy numer rachunku bankowego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego. Zgłoszenie robi się na formularzu NIP-2.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)– rejestr zawierający informacje o osobach fizycznych kontrolujących organizację.
W rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, beneficjent rzeczywisty to „każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem [w tej definicji klientem jest sama organizacja] poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub
jest przeprowadzana transakcja okazjonalna”. Informacje do CRBR muszą zgłaszać wszystkie fundacje do  Krajowego Rejestru Sądowego. Nowo zarejestrowana fundacja ma 14 dni od rejestracji w KRS na zgłoszenie do CRBR. Jest to rejestr elektroniczny i zgłoszenia do niego możemy dokonywać tylko w formie elektronicznej. Wniosek (zgłoszenie) do CRBR – podpisują (elektronicznie np. profilem zaufanym ePUAP) członkowie zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie.

Drugie wyzwanie to księgowość

Nie musisz sam zajmować się księgowością, możesz zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej lub wyznaczyć do tych czynności pracownika. Nawet jeśli nie będziesz się księgowością zajmować, to powinieneś – wchodząc w skład osobowy organów zarządzających organizacją – znać obowiązki księgowe, jakie na organizacji spoczywają. Między innymi dlatego, że księgowość to obowiązek każdej organizacji pozarządowej i formalnie porządkuje wiele spraw (zatrudnienie, wydatki w projektach, podatki etc.). To zarząd odpowiada za księgowość. 
Nawet jeśli czynności z zakresu księgowości zostały przekazane innym osobom, to zarząd poniesie konsekwencje niewywiązywania się z poszczególnych obowiązków (np. niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego). Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej należy do podstawowych obowiązków księgowych organizacji.

Fundacje posiadają osobowość prawną i zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości podlegają przepisom tej ustawy. Zarząd musi sprostać obowiązkom w zakresie prowadzenia ksiąg, wyceny składników majątku, inwentaryzacji, ogłaszania i badania sprawozdań. Niejednokrotnie fundacja na początku swojej działalności prowadzi rachunkowość ręcznie w księdze handlowej, wraz z rozwojem taka forma rozliczeń będzie niewystarczająca. Fundacja będzie musiała dostosować rachunkowość do swoich zwiększonych potrzeb.
Charakter działalności fundacji odbiega nieco od działalności podmiotów gospodarczych, dla fundacji obowiązuje osobny wzór sprawozdania dla organizacji pozarządowych (załącznik nr 6 do ustawy o rachunkowości). Zgodnie z tym wzorem bilans organizacji pozarządowej jest mniej rozbudowany niż bilans innych podmiotów. Z drugiej strony, rachunek zysków i strat zawiera więcej pozycji, rozróżnia bowiem przychody i koszty z działalności statutowej, przychody i koszty z działalności gospodarczej oraz koszty ogólnego zarządu. Zatem plany kont fundacji powinny odzwierciedlać wymagany układ sprawozdania, w szczególności rozróżnienie kosztów i przychodów statutowych
oraz kosztów i przychodów dotyczących działalności gospodarczej.

Prowadzenie fundacji – obok wskazanych wyżej obowiązków księgowych, wiąże się również z przestrzeganiem szeregu zasad. Sprawnie funkcjonująca fundacja, musi wykonywać swoje działania zgodnie z podstawowym dla takich organizacji aktem prawnym, tj. ustawą z dnia 6 kwietnia 1984 r. – o fundacjach (Dz.U.2023.0.166 t.j.). 
Natomiast podstawowym dokumentem wewnętrznym fundacji jest Statut zwany inaczej konstytucją – zbiorem głównych zasad organizacji posiadającej osobowość prawną. Działania fundacji muszą być zgodne ze statutem, powinny być wykonywane zgodnie z tym, co zostało wcześniej ustalone. Dotyczy to przede wszystkim obszarów, w jakim fundacja realizuje swoje cele, a także zapisów związanych z majątkiem, sposobem podejmowania decyzji czy kompetencjami poszczególnych członków zarządu.

Trzecie wyzwanie to sprawna współpraca członków Zarządu – organu odpowiedzialnego za działania
fundacji.

Jest to władza wykonawcza w fundacji, do której zadań, w zależności od postanowień statutu, należy samodzielne kierowanie działalnością fundacji oraz reprezentowanie organizacji na zewnątrz. Członko  wie zarządu odpowiedzialni są za podpisywanie umów, organizację zatrudnienia czy finansów. Spoczywa na nich wielka odpowiedzialność, za działania na szkodę fundacji, takie jak niegospodarność, niewypłacalność poprzez nieregulowanie zobowiązań itp. – członek zarządu może odpowiadać własnym majątkiem lub majątkiem zarządu.
Jeżeli powstaje zaległość w spłacie zobowiązań przez fundację i egzekucja z jej majątku okazała się w całości lub w części bezskuteczna, to ustawodawca przewidział regułę, że odpowiedzialni w takim przypadku są członkowie organów zarządzających osobami prawnymi. Ordynacja podatkowa przewiduje, że odpowiedzialność członków zarządu jest solidarna. Inaczej mówiąc, każdy członek zarządu ponosi pełną odpowiedzialność za całość zobowiązania razem ze wszystkimi pozostałymi członkami zarządu. Zgodnie z art. 116a § 1 w związku z art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej członek zarządu ponosi odpowiedzialność za zobowiązania, które powstały w czasie pełnienia funkcji. Wskazane powyżej reguły dotyczą też innych zobowiązań wobec podmiotów publicznych. W szczególności w myśl art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych do należności z tytułu składek płaconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych stosuje się odpowiednio art. 116a ustawy ordynacji podatkowej. Zarząd może skorzystać z usług zewnętrznego audytora, który będzie miał za zadanie wskazać zarządowi/osobom
odpowiedzialnym za zarządzanie finansami w organizacji nieprawidłowości lub słabości systemu kontroli wewnętrznej nad prawidłowym przebiegiem działalności, w tym realizacji prowadzonych projektów. To zarząd odpowiada za gospodarowanie majątkiem organizacji, którą reprezentuje, dlatego możliwość skorzystania z wiedzy obiektywnego eksperta można potraktować jak specjalistyczne doradztwo. Audyt fundacji nie musi się ograniczać do spraw finansowych, może on dotyczyć innych aspektów funkcjonowania organizacji: na przykład samej
działalności czy systemu gromadzenia i wydawania środków finansowych. Audyt finansowy jest najpopularniejszy i też najczęściej przeprowadzany, również dlatego, że to tym rodzajem oceny są zainteresowani potencjalni, jak i aktualni grantodawcy fundacji.

Podstawowym dokumentem wewnętrznym fundacji jest Statut zwany inaczej konstytucją – zbiorem głównych zasad organizacji posiadającej osobowość prawną. Działania fundacji muszą być zgodne ze statutem, powinny być wykonywane zgodnie z tym, co zostało wcześniej ustalone. Dotyczy to przede wszystkim obszarów, w jakim fundacja realizuje swoje cele, a także zapisów związanych z majątkiem, sposobem podejmowania decyzji czy kompetencjami poszczególnych członków zarządu.
Konkludując ramami w jakich będzie działać fundacja wyznaczać będzie – statut fundacji – podpisany przez fundatora i podjęte w zgodzie z jego zapisami – uchwały o powołaniu władz fundacji. Przede wszystkim uchwała o powołaniu zarządu fundacji oraz uchwała o powołaniu rady fundacji (w zależności od zapisów statutowych). Mając powyższe na uwadze – o tym, kto podejmuje ostateczne decyzje, decydują zapisy zawarte w statucie fundacji. W zależności od początkowych ustaleń osobami decyzyjnymi mogą być wszyscy członkowie zarządu, wybrane osoby bądź prezes.

Zarząd podejmuje decyzje poprzez podpisywanie uchwał. Uchwały muszą być archiwizowane, ponieważ stanowią ważne dokumenty dla organizacji. Przechowywane powinny być też dokumenty księgowe, umowy oraz protokoły ze spotkań członków zarządu, podczas których zapadają ważne dla organizacji decyzje. Protokoły powinny zawierać listę obecności oraz podpisy. Jeśli fundacja ma swój regulamin, również powinien być on archiwizowany i dostępny do wglądu. Fundator oraz komisja rewizyjna/rada fundacji (jeżeli statut powołanie takiego
organu przewiduje) sprawuje nadzór nad działaniami zarządu fundacji. Fundator pełni obowiązki nadzorcze, stanowiące oraz kontrolne w Fundacji. Do wyłącznej kompetencji Fundatora należy między innymi odwoływanie członków Zarządu Fundacji; uchwalanie zasad zatrudniania i wynagradzania członków Zarządu, w tym wysokości wynagrodzeń; kontrola pracy członków Zarządu Fundacji; przeprowadzanie przez Fundatora lub przez osoby powołane przez niego, inspekcji gospodarki Fundacji, kontroli ksiąg rachunkowych, badania słuszności i celowości poczynionych wydatków

Kontrola dotacji przez administrację (samorząd, ministerstwo)
Jeżeli nasze działania społeczne realizujemy z środków finansowych, które pozyskaliśmy od organów administracji, to organy te mogą przeprowadzić kontrolę na podstawie: 
   – ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2023.0.571 t.j.),
   – rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i 
     ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2018.0.2052),
   – ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U.2020.0.224 t.j.).

Zgodnie z art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:
   1) stopnia realizacji zadania;
   2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;
   3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
   4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Z kolei rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego na podstawie delegacji ustawowej dostarcza szczegółowych zasad prowadzenia kontroli, zawierają ramowe wzory umów o realizację zadania.

Czwarte wyzwanie to dopełnienie obowiązków fundacji wobec ministra / Krajowej Administracji Skarbowej
– finansowe sprawozdanie roczne z działalności organizacji.

Fundacje mają coroczny obowiązek sprawozdawczy – przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe.
   – Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej wysyła sprawozdanie, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób
      prawnych, do „Szefa Krajowej Administracji Skarbowej”.
Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

   – Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła sprawozdanie do
      Krajowego Rejestru Sądowego (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.plotwiera się w nowej karcie). Sprawozdanie wysłane do
      KRS nie jest już składane do urzędu skarbowego (szefa KAS).

Sprawozdania finansowe przez wskazane wyżej organy są przesyłane informacyjnie do organu nadzorującego działalność organizacji pozarządowej, czyli do właściwego ministra.

Kontrola sprawozdania z działalności fundacji przez właściwego ministra – fundacja zobowiązana jest przesyłać sprawozdanie corocznie do ministra (art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach). Minister kontroluje między innymi: zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych, a także opis głównych zdarzeń prawnych w jej działalności o skutkach finansowych; informację o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego; informację o wysokości uzyskanych
przychodów, z wyodrębnieniem ich źródeł (np. spadek, zapis, darowizna, środki pochodzące ze źródeł publicznych,  w tym z budżetu państwa i budżetu gminy); jeżeli prowadzono działalność gospodarczą – wynik finansowy tej działalności oraz procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł; informację o wysokości kwot przeznaczonych na: realizację celów statutowych fundacji, wydatki administracyjne (czynsze, opłaty telefoniczne, pocztowe itp.), działalność gospodarczą, inne
wydatki; dane o działalności zleconej fundacji przez podmioty państwowe i samorządowe (usługi, państwowe zadania zlecone i zamówienia publiczne) oraz o wyniku finansowym tej działalności. 

Kontrola dotacji przez administrację (samorząd, ministerstwo) 
Jeżeli nasze działania społeczne realizujemy z środków finansowych, które pozyskaliśmy od organów administracji, to organy te mogą przeprowadzić kontrolę na podstawie: 
   – ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2023.0.571 t.j.),
   – rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i
     ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2018.0.2052),
   – ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U.2020.0.224 t.j.).

Zgodnie z art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – organ administracji publicznej
zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:
   1) stopnia realizacji zadania;
   2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;
   3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
   4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.
Z kolei rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego na podstawie delegacji
ustawowej dostarcza szczegółowych zasad prowadzenia kontroli, zawierają ramowe wzory umów o realizację
zadania.

Paweł Nowacki

Prawnik

Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego  w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych

Przeczytaj również inne wpisy