Stowarzyszenia, fundacje księgowość – uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Księgowość to obowiązek każdej organizacji pozarządowej!

Społeczniku, z wcześniejszych blogów już wiesz, że możesz zdecydować się na założenie stowarzyszenia na dwa różne sposoby  – jako stowarzyszenie zwykłe oraz rejestrowe,  możesz również zdecydować się na założenie fundacji. Prowadzenie księgowości to obowiązek każdej organizacji pozarządowej. Muszą ją prowadzić wszystkie fundacje i stowarzyszenia, w tym stowarzyszenia zwykłe. Podstawowe wytyczne w tym zakresie zawiera ustawa o rachunkowości. Przy każdej z wyżej wskazanych form prawnych prowadzenia organizacji masz ściśle określone obowiązki księgowe. Będziesz zobowiązany do rejestrowania zdarzeń finansowych. Będą miały one miejsce nawet w najmniejszej organizacji  – np. w stowarzyszeniu zwykłym, które finansuje się jedynie ze składek członkowskich.

Nie musisz sam zajmować się księgowością, możesz zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej lub wyznaczyć do tych czynności pracownika. Nawet jeśli nie będziesz się księgowością zajmować, to powinieneś  – wchodząc w skład osobowy organów zarządzających organizacją  – znać obowiązki księgowe, jakie na organizacji spoczywają. Między innymi dlatego, że księgowość to obowiązek każdej organizacji pozarządowej i formalnie porządkuje wiele spraw (zatrudnienie, wydatki w projektach, podatki etc.). To zarząd odpowiada za księgowość. Nawet jeśli czynności z zakresu księgowości zostały przekazane innym osobom, to zarząd poniesie konsekwencje niewywiązywania się z poszczególnych obowiązków (np. niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego). Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej należy do podstawowych obowiązków księgowych organizacji.

Dzisiaj zajmiemy się uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów.

Pełna księgowość i uproszczona ewidencja (UEPIK)

Zasady prowadzenia księgowości zawiera ustawa o rachunkowości  – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2023.0.120 t.j.)

Prostszą wersją księgowości jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPIK), którą opisuje ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – ustawa z dnia 24 kwietnia 2003r. (Dz.U.2023.0.571 t.j.)

Organizacja pozarządowa musi zdecydować, którą formę księgowania przyjmie. Formalnie są tylko dwie możliwości – organizacje pozarządowe wymienione w naszym artykule tj.: stowarzyszenia zwykłe, stowarzyszenia rejestrowe, fundacje:

• stosują się do zasad opisanych w ustawie o rachunkowości, to jest prowadzą „pełną księgowość” albo
• stosują księgowość podatkową w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, o której mowa w ustawie o działalności pożytku (…) i rozporządzeniu o sposobie prowadzenia UEPIK.

Wybór nie będzie możliwy dla wszystkich. Niektóre organizacje mogą wyłącznie stosować ustawę o rachunkowości. Sytuacja taka będzie dotyczyć organizacji pozarządowych, które:

• prowadzą (mają zarejestrowaną w KRS) działalność gospodarczą,
• nabyły status poprzez wpis w KRS – pożytku publicznego (organizacje OPP),
• osiągnęły przychody przekraczające 100 tysięcy złotych rocznie.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów dla organizacji pozarządowych.

Podstawa prawna

Regulacja o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zawarta jest w jednym artykule ustawy o działalności pożytku. Artykuł 10a wylicza kiedy organizacja pozarządowa ma prawo stosować UEPiK i z jakimi obowiązkami się to wiąże.

Pamiętaj jednak, że decydując się na prowadzenie uproszczonej ewidencji, nadal będzie spoczywał na twojej organizacji obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym (z podatku od osób prawnych, czyli wypełniania i wysyłania CIT-8). Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów musi być tak prowadzona, aby zbierać dane potrzebne do rozliczenia z urzędem skarbowym.

Możesz prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, gdy spełnisz następujące warunki z ustawy:

• działasz w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1,
• nie prowadzisz działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• nie posiadasz statusu organizacji pożytku publicznego,
• osiągasz przychody wyłącznie z:
  a) działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
  b) działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
  c) tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
  d) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach.
• w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnąłeś przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Podleganie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Organizacja pozarządowa musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej  – na podstawie ustawy o rachunkowości  – księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Decyzję taką musi podjąć organ zatwierdzający zgodnie ze statutem sprawozdanie finansowe, np. w stowarzyszeniu jest to zwykle Walne Zebranie, w fundacji Zarząd.

Obowiązek informacyjny wobec urzędu skarbowego

Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku organizacja musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji w ciągu pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego. W przypadku organizacji, które dopiero powstały, muszą zgłosić swoją decyzję do urzędu skarbowego w ciągu 30 dni od daty rozpoczęcia działalności. Organizacja zgłasza do urzędu skarbowego decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów na piśmie podpisanym zgodnie ze sposobem reprezentacji.

Opis zasad prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Zgodnie z par. 5 ust 1 rozporządzenia sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów wymagane jest sporządzenie tz. „opisu zasad jej prowadzenia” takiej ewidencji. Taki opis zastępuje politykę rachunkowości, która wymagana jest przy prowadzeniu pełnej księgowości.
Opis zasad prowadzenia UEPiK, musi zawierać co najmniej:

• określenie roku podatkowego,
• opis systemu przetwarzania danych (jeśli ewidencja prowadzona jest w programie księgowym to też opis jego funkcji)
• opis systemu ochrony danych.

Jest to wewnętrzny dokument, nigdzie nie jest przesyłany, jest przechowywany razem z ewidencją i musi być okazany przy ewentualnej kontroli.

Czym jest zatem uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to ściśle określone Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego  – zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych potrzebnych do wypełnienia deklaracji CIT-8, czyli do rozliczenia się organizacji pozarządowej z urzędem skarbowym  – z podatku od osób prawnych.

W uproszczonej ewidencji:

Przychody wpisywane są w niej w podziale na przychody z działalności nieodpłatnej, odpłatnej i pozostałej.

• Koszty muszą być wpisywane ze wskazaniem, które są, a które nie są kosztami uzyskania przychodów.
• Po zakończeniu każdego miesiąca trzeba wypełniać zestawienie przepływów finansowych, w którym suma przychodów, koszów i dochodów miesiąca musi zostać wpisana w podziale na zwolnienia podatkowe, które są stosowanie w organizacji.
• Wykazywane muszą tu być także wydatki finansowane z dochodów zwolnionych z podatku w poprzednich latach.
• Organizacja musi prowadzić ponadto ewidencje indywidualne zatrudnionych osób i środków trwałych. Wyżej wskazana ewidencja nie obejmuje operacji pieniężnych np.: kasy, wyciągów bankowych, zaliczek, rozrachunków, a także np. funduszu statutowego (po to, by nie utracić kontroli finansowej nad stanem gotówki w organizacji). Do decyzji organizacji pozostaje, w jaki sposób zbiera informacje o posiadanych pieniądzach, należnościach i zobowiązaniach czy innych składnikach jej majątku, niebędących środkami trwałymi.

Uproszczona ewidencja ma pewne ograniczenia i wady

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (co w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe). W takiej sytuacji organizacja stosująca tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji. Może to zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do ewidencji.

            Ta forma księgowości nie zwalnia również z obowiązku rozliczenia się z urzędem skarbowym z podatku od osób prawnych, czyli sporządzenia i wysłania do właściwego urzędu skarbowego deklaracji CIT-8. CIT-8 to informacja o tym, jakie organizacja pozarządowa miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości organizacji sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8

Rozliczając się księgowo w uproszczony sposób organizacja nie ma obowiązku składnia sprawozdania finansowego z ustawy o rachunkowości

Organizacja pozarządowa, która zdecydowała się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, zatwierdzać go i wysyłać do urzędu skarbowego. To obowiązek każdej innej organizacji pozarządowej (nie prowadzącej UEPiK), który zapisany jest w ustawie o rachunkowości.

Paweł Nowacki

Prawnik

Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego  w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych

Przeczytaj również inne wpisy