Zakładanie NGO. Fakty i Mity

W dzisiejszym artykule zmierzymy się z powszechnym przekonaniem, że założenie organizacji pozarządowej jest czymś trudnym. W naszej ocenie jest wręcz przeciwnie, przedstawimy dowody na to, że samodzielne zakładanie fundacji oraz stowarzyszenia rejestrowego nie jest trudne i jest możliwe.

Zobaczycie, że do rejestracji takich organizacji wystarczy nieznaczna pomoc fachowca, resztę z powodzeniem możecie zrobić samemu.

Nie jest prawdą, że procedura rejestracji fundacji/stowarzyszenia jest nadmiernie skomplikowana, biurokracja z tym związana jest ograniczona do minimum. Wszystkie czynności rejestracyjne można wykonać samodzielnie za pośrednictwem elektronicznych urzędowych formularzach.

Do rejestracji wystarczy tylko załączyć kilka podstawowych dokumentów.

Przypomnę tutaj jedynie, że fundacja jako organizacja pozarządowa, działa na rzecz określonego celu lub interesu, a nie dla zysku. Fundacje może założyć osoba fizyczna, niezależnie od jej obywatelstwa i miejsca zamieszkania, jak również osoba prawna. Często fundację tworzy kilka osób które łączy ten sam cel, lecz możliwe jest także założenie i prowadzenie fundacji tylko przez jednego człowieka – fundatora. Fundacja posiada własną osobowość prawną, co za tym idzie, jest ona niezależnym podmiotem prawa.

Jeśli zakładasz fundację będziesz zobowiązany dostarczyć  do KRS

1) oświadczenie o ustanowieniu fundacji (akt notarialny) –  Jest to tak zwany akt fundacyjny, oświadczenie o ustanowieniu fundacji i przeznaczeniu na jej rzecz określonego majątku.  Fundator lub fundatorzy przeznaczają majątek do realizacji celów dla którego fundacja została powołana. Na tym etapie fundatorowi w stworzeniu takiego dokumentu pomoże notariusz.

2) oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru (jeżeli nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym)

3) statut fundacji – Fundator po założeniu fundacji tworzy statut fundacji, określa także skład i organizację zarządu, sposób jego powołania członków oraz obowiązki i uprawniania jakie będą mieli. Obowiązkiem fundatora jest sformułowanie jaki jest cel fundacji, zasad oraz formy działania fundacji. Fundator może być prezesem lub zajmować inne stanowisko w zarządzie fundacji, nie ma on jednak obowiązku prawnego uczestnictwa w dalszym działaniu fundacji. Ten dokument można stworzyć na podstawie naszych wzorów, po zasięgnięciu opinii naszych specjalistów od NGO.

4) uchwały o powołaniu władz fundacji  – uchwała o powołaniu zarządu fundacji oraz uchwała o powołaniu rady fundacji (w zależności od zapisów statutowych, ustalających wzajemne relacje między władzami fundacji, uchwały te mogą być podejmowane przez różne organy, np. jeśli według statutu fundator powołuje zarząd i radę fundacji, to jego uchwały o powołaniu tych organów powinny zostać dołączone do wniosku o rejestrację fundacji). Dysponujemy odpowiednimi wzorami uchwał do samodzielnego wypełnienia. Zawsze służymy radą przy tworzeniu takich dokumentów.

5) oświadczenie członków zarządu o adresie do doręczeń  – każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS.

W przypadku zakładania stowarzyszenia będą potrzebne następujące dokumenty:

1) statut stowarzyszenia – podpisany przez zarząd stowarzyszenia,

2) protokół z zebrania założycielskiego – podpisany przez przewodniczącego i sekretarza/protokolanta zebrania,

3) listę członków założycieli (zawierającą imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, własnoręczny podpis,

4) podjęte na zebraniu uchwały – podpisane przez przewodniczącego i sekretarza/protokolanta zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej),

5) oświadczenia członków zarządu o ich adresach do doręczeń  – każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS.

Stowarzyszenie rejestrowe może być założone przez co najmniej 7 osób na zebraniu założycielskim. Osoby te na zebraniu założycielskim podejmują uchwały o: powołaniu organizacji, przyjęciu statutu, wyborze władz stowarzyszenia. Następnie zarząd składa wniosek (razem z wymaganymi załącznikami) o rejestrację stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

Osoby te na zebraniu założycielskim podejmują uchwały o: powołaniu organizacji, przyjęciu statutu, wyborze władz stowarzyszenia.

Dysponujemy odpowiednimi wzorami  statutu stowarzyszenia, uchwały o powołaniu stowarzyszenia, uchwały o przyjęciu statutu, uchwały o wyborze zarządu, uchwały o wyborze komisji rewizyjnej. Również nasi specjaliści od NGO pomogą przy samodzielnej redakcji potrzebnych dokumentów.

Teraz jak już mamy skompletowane wyżej wskazane dokumenty, wystarczy tylko dokonać rejestracji. W dobie komunikacji elektronicznej jest to bardzo proste. Można dokonać takiej rejestracji samodzielnie lub za pośrednikiem pełnomocnika.

Powinieneś wiedzieć, że:

Fundacja podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wniosek w tym przedmiocie skład się nie później niż 7 dni od złożenia aktu fundacyjnego (art. 22 ustawy o KRS). Fundację od dnia rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym nabywa osobowość prawną. Każda fundacja wpisywana jest do rejestru stowarzyszeń (…), fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej (art. 49 ust. 1 ustawy o KRS). Fundacje płacą za rejestrację w KRS, wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą) oraz ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).

Czynności tej dokonuje się na urzędowych formularzach. Składane formularze o zarejestrowanie Fundacji (KRS-W20, KRS-WK) muszą być podpisane przez cały zarząd fundacji. Jeżeli rejestracja ma być dokonana przez pełnomocnika, pełnomocnictwo musi być udzielone przez cały zarząd fundacji. Jest to wygodna forma rejestrowania w sądzie rejestrowym (KRS). W takim przypadku obowiązuje opłata skarbowa od pełnomocnictwa i konieczne jest opłacenie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Opłatę skarbową opłaca się na rachunek urzędu miasta (gminy, dzielnicy), w którym siedzibę ma urząd/sąd do którego składasz pełnomocnictwo.

Rejestrację fundacji dokonuje się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), gdzie dostępne są e-formularze:

1) KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia fundacji – jego nazwy, siedziby itd.,

2) KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób. Zatem, jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu),

3) KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących również w skład organów kontroli wewnętrznej, które w zależności od zapisów statutu mogą nosić nazwę np. rada fundacji, komisja rewizyjna.

Ponadto do wniosku należy załączyć komplet dokumentów wskazanych wyżej, powołujących fundację oraz dowód uiszczenia opłaty za rejestrację w KRS. Fundacja bez działalności gospodarczej płaci 250 zł, natomiast fundacja z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł.

Rejestrację stowarzyszenia dokonuje się również elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

Analogicznie tak jak przy fundacjach wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach KRS-W20, KRS-WK.

Ponadto do wniosku należy załączyć komplet dokumentów wskazanych wyżej, powołujących stowarzyszenie.

Zgodnie z art. 17 ust. 3 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach, stowarzyszenia bez działalności gospodarczej nie ponoszą opłat za rejestrację w KRS. Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł. Jeżeli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy – dowód opłaty (potwierdzenie przelewu) należy załączyć do składanego wniosku.

Po rejestracji fundacji / stowarzyszenia w KRS zostaje jeszcze do załatwienia parę prostych formalności, które przynależą do każdej osoby prawnej.

Podczas rejestracji automatycznie jest nadany organizacji numer REGON  – bezpośrednio po zamieszczeniu w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz numer NIP – dziesięciocyfrowy kod, służący do identyfikacji podatników w Polsce. Nadawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego.

Po stronie organizacji pozostaje jeszcze założenie rachunku bankowego, zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) oraz dokonanie zgłoszenia tzw. danych uzupełniających na druku NIP-8.

Rachunek bankowy

Do założenia rachunku w banku przez organizację pozarządową potrzebne będą:

• statut,
• wypis z KRS
• dokumenty tożsamości osób zawierających umowę w imieniu organizacji

Każdy nowy numer rachunku bankowego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego. Zgłoszenie robi się na formularzu NIP-2.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Rejestr zawierający informacje o osobach fizycznych kontrolujących organizację. W rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, beneficjent rzeczywisty to „każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem [w tej definicji klientem jest sama organizacja] poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna”.

Informacje do CRBR muszą zgłaszać wszystkie fundacje oraz stowarzyszenia wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego.

Nowo zarejestrowana fundacja ma 14 dni od rejestracji w KRS na zgłoszenie do CRBR. Jest to rejestr elektroniczny i zgłoszenia do niego możemy dokonywać tylko w formie elektronicznej. Wniosek (zgłoszenie) do CRBR – podpisują (elektronicznie np. profilem zaufanym ePUAP) członkowie zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie.

Zgłoszenie NIP-8 organizacja musi dokonać w urzędzie skarbowym w terminie 21 dni od dnia rejestracji w KRS.

Te dodatkowe informacje to między innymi:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• informacje o rachunku bankowym/rachunkach bankowych,
• data powstania obowiązku płacenia składek,
• przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Paweł Nowacki

Prawnik

Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego  w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych

Przeczytaj również inne wpisy