Zmiany prawne a funkcjonowanie fundacji: Jak dostosować się do nowych regulacji.

Omówienie, jak zmiany w przepisach prawnych mogą wpływać na funkcjonowanie fundacji i jak skutecznie dostosować się do nowych regulacji

W dzisiejszym artykule zastanowimy się, jak zmiany przepisów prawa mogą mieć wpływ na funkcjonowania fundacji. Każda fundacja z biegiem czasu podlega zmianom. Wraz z rozwojem organizacji i wieloaspektowymi działaniami pojawi się konieczność usprawnienia struktury organizacyjnej, porządkowania i organizowania działań, celem dostosowania się do zmian.

Fundacje posiadają osobowość prawną i zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości podlegają przepisom tej ustawy. Już przy rozliczeniach finansowych fundacja z biegiem czasu i zwiększeniem struktury organizacyjnej oraz przychodów, będzie zmuszona na wprowadzenie optymalizacji działań, żeby sprostać obowiązkom w zakresie prowadzenia ksiąg, wyceny składników majątku, inwentaryzacji, ogłaszania i badania sprawozdań. Niejednokrotnie fundacja na początku swojej działalności prowadzi rachunkowość ręcznie w księdze handlowej, wraz z rozwojem taka forma rozliczeń będzie niewystarczająca. Fundacja będzie musiała dostosować rachunkowość do swoich zwiększonych potrzeb. Charakter działalności fundacji odbiega nieco od działalności podmiotów gospodarczych, dla fundacji obowiązuje osobny wzór sprawozdania dla organizacji pozarządowych (załącznik nr 6 do ustawy o rachunkowości). Zgodnie z tym wzorem bilans organizacji pozarządowej jest mniej rozbudowany niż bilans innych podmiotów. Z drugiej strony, rachunek zysków i strat zawiera więcej pozycji, rozróżnia bowiem przychody i koszty z działalności statutowej, przychody i koszty z działalności gospodarczej oraz koszty ogólnego zarządu. Zatem plany kont fundacji powinny odzwierciedlać wymagany układ sprawozdania, w szczególności rozróżnienie kosztów i przychodów statutowych oraz kosztów i przychodów dotyczących działalności gospodarczej.

Prowadzenie fundacji  – obok wskazanych wyżej obowiązków księgowych, wiąże się również z przestrzeganiem szeregu zasad. Sprawnie funkcjonująca fundacja, musi wykonywać swoje działania zgodnie z podstawowym dla takich organizacji aktem prawnym, tj. ustawą z dnia 6 kwietnia 1984 r. – o fundacjach (Dz.U.2023.0.166 t.j.). Natomiast podstawowym dokumentem wewnętrznym fundacji jest Statut zwany inaczej konstytucją – zbiorem głównych zasad organizacji posiadającej osobowość prawną. Działania fundacji muszą być zgodne ze statutem, powinny być wykonywane zgodnie z tym, co zostało wcześniej ustalone. Dotyczy to przede wszystkim obszarów, w jakim fundacja realizuje swoje cele, a także zapisów związanych z majątkiem, sposobem podejmowania decyzji czy kompetencjami poszczególnych członków zarządu.

Zarząd  – organ odpowiedzialny za działania fundacji, jest tak zwaną władzą wykonawczą. Do jego zadań, w zależności od postanowień statutu, należy samodzielne kierowanie działalnością fundacji oraz reprezentowanie organizacji na zewnątrz. Członkowie zarządu odpowiedzialni są za podpisywanie umów, organizację zatrudnienia czy finansów. Spoczywa na nich wielka odpowiedzialność, za działania na szkodę fundacji, takie jak niegospodarność, niewypłacalność poprzez nieregulowanie zobowiązań itp. – członek zarządu może odpowiadać własnym majątkiem lub majątkiem zarządu. Jeżeli powstaje zaległość w spłacie zobowiązań przez fundację i egzekucja z jej majątku okazała się w całości lub w części bezskuteczna, to ustawodawca przewidział regułę, że odpowiedzialni w takim przypadku są członkowie organów zarządzających osobami prawnymi. Ordynacja podatkowa przewiduje, że odpowiedzialność członków zarządu jest solidarna. Inaczej mówiąc, każdy członek zarządu ponosi pełną odpowiedzialność za całość zobowiązania razem ze wszystkimi pozostałymi członkami zarządu. Zgodnie z art. 116a § 1 w związku z art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej członek zarządu ponosi odpowiedzialność za zobowiązania, które powstały w czasie pełnienia funkcji. Wskazane powyżej reguły dotyczą też innych zobowiązań wobec podmiotów publicznych. W szczególności w myśl art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych do należności z tytułu składek płaconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych stosuje się odpowiednio art. 116a ustawy ordynacji podatkowej.

Zmiana struktury organizacji, powiększenie liczby pracowników determinuje konieczne zmiany w działaniu Fundacji. Zmiany te są wymuszone przepisami prawa. Fundacje, które prowadzą działalność gospodarczą i spełniają co najmniej dwa z trzech poniższych warunków tj.: zatrudniają (w przeliczeniu na pełne etaty) co najmniej 50 osób, z tytułu sprzedaży towarów i produktów oraz w wyniku operacji finansowych organizacja uzyskała przychody na poziomie minimum 5 mln euro (w danym roku obrotowym) albo suma aktywów na koniec roku w bilansie wyniosła co najmniej 2,5 mln euro (w danym roku obrotowym)  –  zobligowane są do audytu finansowego przez biegłego rewidenta. Konieczność przeprowadzenia zewnętrznego audytu obowiązuje również fundacje posiadające status OPP, jeśli spełniają wszystkie trzy poniższe warunki, tj.: Realizują zadania publiczne zlecone; kwota otrzymana na realizację tych zadań w danym roku wynosi minimum 50 tysięcy złotych; przychody osiągnięte w danym roku obrotowym były równe lub przekroczyły 3 mln złotych.

Mając powyższe rozważania na uwadze, fundacja z biegiem czasu i w związku ze zmianą funkcjonowania będzie musiała dostosowywać się do zmieniających się dla niej obowiązków prawnych. Rozwiązaniem, które pozwoli wypełnić ciążące na organizacji obowiązki prawne jest skonstruowanie systemu kontroli wewnętrznej. Dobrym rozwiązaniem jest również możliwość zlecenia audytu zewnętrznego organizacji. W przypadku fundacji nie ma obowiązku prowadzenia wewnętrznej kontroli, jednak wypracowanie takich zasad poprzez przeprowadzenia kontroli, polegającej m.in. na badaniu całego sprawozdania finansowego oraz poszczególnych projektów, ustalenie zasad funkcjonowania organizacji, oddelegowania pracownika do spraw prawno-księgowych  – pozwoli zarządowi wypełniać spoczywające na fundacji obowiązki prawne.

Zarząd może również skorzystać z usług zewnętrznego audytora, który będzie miał za zadanie wskazać zarządowi/osobom odpowiedzialnym za zarządzanie finansami w organizacji nieprawidłowości lub słabości systemu kontroli wewnętrznej nad prawidłowym przebiegiem działalności, w tym realizacji prowadzonych projektów. To zarząd odpowiada za gospodarowanie majątkiem organizacji, którą reprezentuje, dlatego możliwość skorzystania z wiedzy obiektywnego eksperta można potraktować jak specjalistyczne doradztwo.

Audyt fundacji nie musi się ograniczać do spraw finansowych, może on dotyczyć innych aspektów funkcjonowania organizacji: na przykład samej działalności czy systemu gromadzenia i wydawania środków finansowych. Audyt finansowy jest najpopularniejszy i też najczęściej przeprowadzany, również dlatego, że to tym rodzajem oceny są zainteresowani potencjalni, jak i aktualni grantodawcy fundacji.

Paweł Nowacki

Prawnik

Od 2000 roku związany z obsługą cywilno-prawną, od Głównego Urzędu Ceł po Izbę Celną w Warszawie, Ponad 10 lat pracy jako Asystent Sędziego  w Izbie Pracy Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od dwóch lat związany z jedną z warszawskich kancelarii prawnych

Przeczytaj również inne wpisy